Leendert van Houwelingen is de commercieel directeur van de Circular IT Group. Tijdens zijn presentatie op het Jaarcongres Circulaire-IT ging hij in op de “circular workplace” en de mogelijkheden die er zijn om de lifecycle van apparaten te beheren.
Het is een opvallende uitspraak die Leendert doet na een algemene introductie van The Circular IT Group: Circulair is nieuw. “Dat is eigenlijk een beetje gek, want meestal heb je het over circulair, óf over nieuw”, zegt hij. “De fabrikanten doen heel veel aan nieuwe devices om ze multi-lifecycle te maken.”
Wat Leendert daarmee bedoelt is dat een device na 3 tot 4 jaar gebruik binnen een grote organisatie, weliswaar voor die organisatie aan het einde van de lifecycle zit. Maar hij is elders nog steeds prima bruikbaar. Dat zijn die bedrijven zich ook bewust, en zoeken naar manieren om het bijvoorbeeld over te geven aan scholen of NGO’s. “Als je dat wil doen, dan moet je er eigenlijk al over nadenken, als je zo’n device nieuw gaat aanschaffen”, zegt Leendert. “Dat je ziet dat op het moment dat als je een device koopt, je de verantwoordelijkheid hebt voor je eigen organisatie. Maar eigenlijk ook voor het leven daarna en daarna. En we zien die vragen steeds vaker gesteld worden.”
Circular Workplace
Al vanaf de productie is het duidelijk hoe circulair een apparaat is. “Hoe makkelijk kun je zo’n device herinzetten in je eerste leven, maar ook een geprogrammeerd tweede leven, of zelfs een derde leven”, zegt Leendert. “Dat zien wij inmiddels ook komen. Wij noemen dat de Circular Workplace. En die Circular Workplace, dat is eigenlijk het device dat daarin valt. Ondersteund met de diensten die ik net heb genoemd. Dus dat betekent dat we ook zelf garantie kunnen geven als groep. Tot acht jaar.”
Om dat eruit te halen, moet een apparaat wel aan bepaalde eisen voldoen. Hij moet reparabel zijn, en dat er iemand is die dat kan doen. “En dat doen we in onze lifecycle management oplossing”, zegt Leendert. “Wij willen ook dat zo’n device safe secure is.” Dat houdt ook in dat er garantie moet zijn op de apparaten. “Ik noem even HP als voorbeeld. Die geeft minimaal vijf tot zes jaar op een Elitebook. Wij zien dan heel veel Elitebooks in de markt eigenlijk daarin, gewoon minimaal zes jaar meegaan. Microsoft gaf dat nu ook aan voor de nieuwe range. Dus die geeft al eigenlijk gegarandeerd zes jaar ondersteuning.” Maar ook na het aflopen van ondersteuning moet worden nagedacht over de verdere levensloop van een apparaat. Alleen is het voor de grootzakelijk markt of zelfs het MKB veel minder interessant.
Eisen bij de overheid
Leendert gaat ook even in op de overheid. Gebruikte hardware is niet echt iets dat door overheden wordt afgenomen. Toch zul je als IT-leverancier antwoorden moeten hebben op steeds meer vragen, ziet hij. Over duurzaamheid, maar ook over sociale aspecten. “Wij als organisatie zitten in de PSO-ladder. Bij ons zijn mensen met afstand tot de arbeidsmarkt actief. Dat wordt gewoon gevraagd. Sterker nog: dat is vaak een requirement. Als je dat niet hebt, kun je niet meedoen.”
De kern van de presentatie gaat over de circular wordplace. Want dat is volgens Leendert een grote uitdaging. En dat komt puur door de grote aantallen, vooral bij organisaties met pakweg 3000 mederwerkers. “Als je elke drie jaar een derde van de apparaten vervangt, betekent dit dat er duizend devices aan de voorkant binnenkomen en duizend aan de achterkant verdwijnen”, zegt hij. “Daarnaast heb je te maken met een verloop van 15 procent, wat neerkomt op 450 mensen die de organisatie verlaten. Omdat er ook 450 nieuwe medewerkers binnenkomen, moet je deze mutaties meerekenen. Dat zijn al snel zo’n 900 mutaties.” Leendert rekent verder: “Vervolgens heb je ook te maken met apparaten die stuk gaan – niet noodzakelijkerwijs binnen de garantie, want vaak vallen ze van tafel, wordt er drinken overheen gemorst of komt er een pen tussen het toetsenbord. Laten we zeggen dat er ongeveer 150 apparaten op deze manier stukgaan. Dit betekent dat je in totaal zo’n 2.000 mutaties hebt op een totaal van 3.000 werkplekken. Dit komt per jaar neer op 6.000 mutaties. Daarnaast weet je uit ervaring dat je gemiddeld 2,8 accessoires per werkplek hebt, die ook moeten worden uitgeleverd.”
Rekensom
Het beheer van deze uitdagingen is iets dat The Circular IT Group dus op zich neemt. Bij verloop nemen ze een apparaat terug voor herinspectie, en geven die door aan een nieuwe medewerker. “Dat is eigenlijk al een refurbished apparaat”, schetst Leendert. “Als je 3.000 werkplekken hebt, moet je misschien nog 300 of 600 laptops op voorraad hebben om iedereen te kunnen voorzien. Wij brengen dat aantal echter terug naar 150 à 200. Je hebt wel werkvoorraad nodig, maar die wordt fenomenaal laag, wat zowel je TCO-doelstelling als je milieubelasting vermindert, omdat er minder nieuwe apparaten hoeven te worden geproduceerd. Er zit ook garantie op als zo’n apparaat valt. Een ander belangrijk punt is dat wanneer mensen uit dienst gaan, ze hun spullen moeten inleveren, maar dat gebeurt niet altijd.” The Circular IT Group beheert de hele vloot via een applicatie.
“Wat we ook steeds vaker zien, is dat deze apparaten naar medewerkers van het bedrijf gaan”, zegt Leendert. “Het bedrijf vindt dat soms lastig, want als medewerkers hun eigen laptop willen overnemen en die gaat stuk, moeten ze wel een voorziening hebben om het apparaat te repareren. We willen voorkomen dat bedrijven overspoeld worden met vragen over apparaten die niet langer van het bedrijf zijn, en daarom bieden wij oplossingen voor dit probleem. Dit zijn multi-lifecycle oplossingen die we momenteel aanbieden aan grote bedrijven, omdat daar veel vraag naar is.”
HP WEX
Voor lifecycle management van de circular workplace maakt The Circular IT Group gebruik van het WEX-platform van HP. Daarmee worden problemen op de werkvloer snel proactief ondervangen, zo vertelt hij. “Wat je ook proactief kunt doen, is devices langer in de been houden”, zegt Leendert.
“Dus want als je dit implementeert, en je zorgt dat zolang een medewerker gewoon prima werkt aan zo’n apparaat, hoeft die niet op de klok na vier jaar of na drie jaar vervangen te worden. Dat kan ook na vijf jaar zijn.” En als een apparaat echt de organisatie uit moet? “Wat we daar doen, is dat wij door middel van bijvoorbeeld Refurbished Direct”, zegt Leendert. “Dat is onze website waar je ook refurbished hardware kan kopen, en we kunnen ook een aparte site inrichten voor een klant.”
CITG Leendert van Houwelingen 241112 Presa Ciculaire congres v1
