Grote bedrijven binnen de EU moeten als gevolg van de European Sustainability Reporting Standards vanaf 2025 verplicht rapporteren over hun non-financiële activiteiten. Maar hoe schrijf je een rapport over immateriële zaken zoals mensenrechten, duurzaamheid, gezondheid en veiligheid binnen én buiten de organisatie?
Het rapporteren van de factoren Environmental, Social en Governance (ESG) raakt steeds meer in zwang. Maar ondanks dat duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen steeds belangrijker worden gevonden, heeft het altijd iets vrijblijvends gehad. Daar komt dus een eind aan met de publicatie van de European Sustainability Reporting Standards. Vanaf 2025 moeten bedrijven die aan bepaalde criteria voldoen, een deel van de non-financial data rapporteren volgens de komende Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) over het jaar 2024. Dat wordt verplicht voor organisaties die aan twee van de drie volgende criteria voldoen: meer dan 250 werknemers, een omzet van meer dan 40 miljoen euro en/of 20 miljoen euro aan activa. Wel zijn er op 31 juli door de EU nog wat uitzonderingen bijgekomen. Zo kunnen bedrijven met minder dan 750 werknemers iets later aan de slag met bepaalde eisen, en er is wat flexibiliteit ingebracht.
Werkvelden
Toch ontkom je er uiteindelijk niet aan. In totaal bestaat het pakket uit twaalf werkvelden met standaarden voor rapportage, waaronder vervuiling, biodiversiteit, circulaire economie en mensenrechten in de hele bedrijfsketen. ESG-rapporten – die rond dezelfde tijd uitkomen als het financiële rapport – worden verplicht en moeten uiteindelijk ook worden geaudit.
Wie de rapportage niet goedgekeurd krijgt, kan het boekjaar niet afsluiten. “Het is natuurlijk een slecht teken als een rapport niet kan worden goedgekeurd”, zegt Wieger Deknatel. Hij is hoofd van ESG-beleid bij de Circular IT Group en heeft in zijn carrière veel ervaring opgedaan met het opstellen van dergelijke rapporten. Volgens hem gaat het dan ook veel verder dan de reputatie van een bedrijf. Organisaties krijgen problemen met hun stakeholders. “Het gevolg van de CSRD is dat bedrijven die hun zaken niet op orde hebben, moeilijker de samenwerking op kunnen zoeken met anderen. Ook zal het lastiger zijn talent te vinden dat voor je wil werken, want MVO en ESG zijn voor werknemers een steeds belangrijker factor geworden.”
Data verzamelen
Het begin voor dergelijke rapporten zit in het verzamelen van de data en het definiëren van de Key Performance Indicators (KPI’s). “Veel bedrijven nemen de Social Development Goals van de Verenigde Naties mee in hun impact-reporting”, legt Wieger uit. “Al deze informatie neem je dan mee in het sjabloon van het Global Reporting Initiative. Je kunt bedrijven inschakelen voor het weergeven van de data volgens de GRI of de regels van de CSRD.”
Wanneer de gegevens zijn verzameld, dan moet op basis daarvan beleid worden opgesteld. “Veel daarvan is gewoon wettelijk verplicht”, zegt Wieger. “Denk aan hoe je met klokkenluiders moet omgaan, of met de mensenrechten. Daar moet je in het rapport KPI’s tegenoverstellen. Hoe werkt de klachtenprocedure? Hoe zijn gezondheid en veiligheid geregeld? Hoe zit het met de man-vrouwquota binnen de organisatie? Hoe lang melden mensen zich ziek? Het zijn allemaal niet-financiële zaken waaraan je kunt zien of het goed gaat met het bedrijf.”
Duurzaamheid speelt hierin natuurlijk een grote rol. “Bij mijn vorige werkgever hadden we bijvoorbeeld KPI’s over het efficiënter en milieuvriendelijker maken van onze producten, zoals het gebruik van recycled plastic met een 91 procent kleinere carbon footprint. Bij Circular IT Group kijken we onder meer naar wat we kunnen doen aan levensduurverlenging en device-as-a-service. De meeste besparing kun je immers halen door een product níét te laten maken, maar door een product in gebruik langer in te zetten.”
De vorm is belangrijk
Het is natuurlijk mogelijk om het allemaal zo droog en kaal mogelijk te houden. Maar, zo waarschuwt Wieger, dat is riskant. Niet alleen de interne professionals lezen het rapport, maar ook (potentiële) klanten, toeleveranciers, partners en werknemers. “Ik zou het dus interessant maken”, adviseert hij. “De tone of voice moet kloppen, en ondersteunend beeld is een pre.” Persoonlijk is Wieger ook gecharmeerd van persoonlijke verhalen in een rapport. “Als je de directeur aan het woord laat, dan voegt dat extra geloofwaardigheid en verantwoording toe”, zegt hij. “Het maakt de genoemde doelstellingen harder. Zulke eerlijkheid wordt gewaardeerd.”
Wat niet wordt gewaardeerd is ongefundeerde borstklopperij. “Zo’n 80 procent van de rapportage is de data, KPI’s en doelen”, zegt Wieger. “Je moet het vervolgens leesbaar opschrijven. Maar het moet wel allemaal verifieerbaar zijn. Anders krijg je greenwashing.” Er bestaat ook een sterke neiging om weg te laten wat minder goed gaat. “Maar je kunt het ook zo zeggen: ‘Sommige dingen binnen zijn niet sustainable, daar moet iets aan gebeuren anders heeft dat een negatieve impact op het klimaat.’ Dat moet je durven benoemen.” Hij raadt dan ook aan om een materialiteitsmatrix mee te nemen in het rapport: een soort enquête onder medewerkers en stakeholders, zoals klanten, toeleveranciers, consumenten en investeerders, over wat zij belangrijk vinden.
Wennen
Veel bedrijven weten nog niet goed hoe ze de CSRD moeten aanpakken. “Dat merk je ook aan de reclame die auditors nu hierover maken”, zegt Wieger. “Maar het is nog steeds iets nieuws, en het zal vooral een kwestie van wennen worden. Het komende jaar zal dan ook cruciaal zijn voor bedrijven om zich voor te bereiden op de verplichte CSRD-rapportages.”
Voor meer informatie over de CSRD-rapportages en hoe daarmee om te gaan, zoek je contact met Wieger Deknatel via Wieger.Deknatel@circularitgroup.com.
(dit artikel verscheen eerder in ITchannelPRO magazine 2023-04)
