Tijdens het Jaarcongres Circulaire-IT presenteert Gidi Bullens, Manager ICT bij Pro Persona, een case study over hoe de Nijmeegse GGZ de ICT heeft getransformeerd naar een betrouwbare, consequente omgeving.
De missie van Gidi was het herstellen van stabiliteit in een vastgelopen ICT-organisatie. “Ik kwam binnen in een team van 50 FTE en 3.800 ontevreden gebruikers,” zegt hij. “Iedereen liep te klagen over ICT.” Pro Persona is een GGZ met 3.755 medewerkers en zo’n 314 miljoen euro jaaromzet. Een bijzonder onderdeel is de forensische tak, waaronder een TBS-kliniek in Nijmegen en langdurige forensisch psychiatrische zorg in Zeeland. Die diversiteit maakt de ICT-omgeving extra complex en cruciaal voor continuïteit. Bullens: “We hebben minder dan één procent marge. Eén keer tegenwind en je zit in de rode cijfers.” Efficiëntie en voorspelbaarheid zijn dus een must.
Een werkplek die niet meer voldeed
En juist daar ontbrak het aan toen Gidi binnenkwam. In plaats daarvan had de instelling te maken met trage laptops, onbetrouwbare processen en eindeloze investeringsaanvragen die strandden aan de bestuurstafel. Afgedankte beeldschermen worden soms wel tien jaar ergens bewaard, terwijl medewerkers moeten sappelen, zo beschrijft hij. “Dan verwacht je dat een zorgprofessional die een behandeling doet met een patiënt op zijn laptopje, het kleinste laptopje, want dat is goedkoper, met een heel klein schermpje probeert zijn werk te doen”, zegt Gidi. “Het is niet leuk, het is niet productief, en je kunt er echt de arbeidsmarkt niet mee opgaan. De eerste de beste psychiater die dat ziet, denkt: elders is het vast wel beter.”
Herstel van controle: partners, processen en standaardisatie
Gidi begon met één doel: stabiliteit en voorspelbaarheid terugbrengen. Hij zette de volledige laptoplevering opnieuw op, in samenwerking met partners Cegeka en Circular IT Group. Autopilot-processen werden herbouwd, standaardisatie ingevoerd en de uitrol verplaatst naar een gedeeld model. Pro Persona schafte 1.700 nieuwe laptops aan, dit keer in de Microsoft Surface-lijn, en verlengde de lifecycle van drie naar vier à vijf jaar. “We spreiden de kosten over 48 maanden. Zo blijven de zorgkosten acceptabel.”
Onbedoeld Circulair
Ook docking stations en beeldschermen gingen op de schop. Pro Persona verving de oude Microsoft-proprietary docks door USB-C-varianten. Circular IT Group verzorgt de uitrol van nieuwe schermen, wat direct circulair voordeel oplevert. Dat was niet startpunt, maar een logisch gevolg van de nieuwe ICT-aanpak. Alle restwaarde van hardware is nu vooraf gecalculeerd en opgenomen in de businesscase, en retourstromen lopen via Circular IT Group naar de refurbish-fabriek in Frankfurt. “Ik wilde mijn omgeving onder controle krijgen”, zegt Gidi. “Maar door de juiste partners te kiezen kon ik het circulaire stuk meteen meenemen.”
Gidi wil het nu doortrekken: telefonie, alarmknoppen, medicatieregistratie en zelfs persoonsbeveiliging moeten naar één smartphone-gebaseerde omgeving. Minder apparaten, meer integratie, veiliger workflows.
