Circulaire transformatie is voor de verschillende onderdelen van de Rijksoverheid een complex onderwerp. Maar als je de hele keten aan tafel krijgt, is er opeens ontzettend veel mogelijk, zo merkt transformatieconsultant Tieneke Breemhaar.
Recent heeft ze een aanpak geschreven over hoe overheidsorganisaties hun bedrijfsvoering kunnen circulariseren, met ICT als casusvoorbeeld.
Voor wie Circulaire-IT.nl een beetje volgt is Tieneke wellicht een bekend gezicht. Met haar bedrijf WayToSustain adviseert ze onder andere de overheid over verduurzaming. Beleidsmakers bespreken het vaak in deelonderwerpen en pakken het zo aan, maar is duurzaamheid een onderdeel van de gehele bedrijfsvoering. “Of het nou om meubels gaat, de catering of ICT, ik merk dat je continu hetzelfde probleem aan het oplossen bent”, zegt ze. “Uiteindelijk gaat circulaire transformatie om samenwerking van al die ministeries, die ieder hun eigen beleid voeren, ook al is het in clusters.”
De Rijksoverheid is ongelooflijk complex, zo benadrukt Tieneke, maar heeft tegelijkertijd een voorbeeldfunctie. “Wil de overheid in 2030 het doel 50 procent minder (abiotische) grondstoffen bereiken, dan moeten er radicale veranderingen doorgevoerd worden; dan is er een fundamentele transformatie nodig. “Als het de overheid zelf al niet lukt om duurzaam en circulair te consumeren, hoe moet het dan met burgers en bedrijven? Om te verduurzamen moet ook het bedrijfsleven een richting gepresenteerd krijgen en hierbij heeft de overheid een voorbeeldfunctie.
Minder én Beter
Om haar punt te maken heeft Tieneke eind vorig jaar een aanpak opgesteld. In Minder én Beter: Blauwdruk Circulaire Bedrijfsvoering Rijk richt ze zich op bedrijfsvoering omdat “Het een onderwerp is dat per definitie niet concurrentiegevoelig is, omdat het niet het primaire proces raakt. Een laptop, meubilair of afvalscheiding is voor elk ministerie functioneel gezien hetzelfde onderwerp.”, zegt ze. “Dat geeft een enorme kans om juist binnen dit domein samen te werken.” Het is niet zozeer dat haar rapport een conclusie over een probleemstelling presenteert. “Het is een voorstel over de aanpak: wat moet er gebeuren, en hoe gaan we dat doen..”
Om te beginnen is er volgens Tieneke een opdracht van bovenaf nodig, terwijl de uitvoerende kennis over circulaire transformatie juist van onderen moet komen. “Diegene die de opdracht geeft, moet ruggengraat hebben om beslissingen te nemen en de koers uit te zetten. Van onderaf moeten de mensen juist weten hoe het werkt binnen de gehele keten.” Als voorbeeld noemt Tieneke de Rijksstrategie ‘Inkopen met Impact’, waarbij de overheid haar inkoopkracht inzet om veranderingen bij leveranciers af te dwingen. “Juist bij ICT is dit vergevorderd, met strenge eisen aan de markt die onder andere moeten zorgen voor gebruiksduur verlenging in de vorm van de beschikbaarheid van security en software updates. En met afspraken over de levensduur van de hardware, dat bijvoorbeeld de kwetsbare onderdelen als batterijen en schermen makkelijk vervangbaar zijn.”
De oplossing zit in de keten
Met duurzaam inkopen zet je een belangrijke stap. Maar om deze duurzame winst te verzilveren is de rest van de keten nodig. Zo gaat bij inkoop bedongen levensduur verlenging verloren als de processen voor vervangingen niet worden aangepast. De gebruiksduur die inkoop afspreekt haalt men niet altijd, waardoor ze ICT-middelen onnodig snel vervangen.
De volgende belangrijke stap in circulaire transformatie is de zorgvuldige omgang met spullen die het einde van hun gebruiksduur bereikt hebben. Om een zo hoog mogelijke waarde te behouden moeten bijvoorbeeld ICT middelen op een veilige manier geschoond worden en zo snel mogelijk een tweede leven krijgen. Indien de spullen niet direct geschikt zijn voor hergebruik dan kunnen ze hoogwaardig worden ingezet door het vervangen van defecte onderdelen. Pas in het allerlaatste stadium moet het over recycling gaan waarbij het over het terugwinnen van materialen gaat.
Hierbij heeft het de voorkeur dat deze spullen binnen Europa blijven, om te voorkomen dat deze uiteindelijk als e-waste in Afrika of Azië terecht komen en zo buiten onze verantwoordelijkheid vallen. Daarnaast bevatten ICT middelen zeldzame aardmetalen die we zo veel mogelijk binnen Europa willen behouden.
Duurzaamheid heeft geen alarmbellen
Duurzaam en circulair beleid vergt ambitie en denkwerk. Het is cruciaal dat dit uit de kaders van de organisatie komt, met meetbare criteria die ambtenaren uitnodigen om verantwoording af te leggen. “Zonder beslissingskracht van boven of kennis en druk van onderen zie je dat continu dezelfde niet-duurzame besluiten worden genomen”, waarschuwt Tieneke. “Het is in de situatie van nu heel rationeel om niet duurzaam te beslissen. Het kost immers tijd, energie en is risicovol om een transitie in te zetten..” Ze merkt op dat beslissers niet worden afgerekend op het *niet* nemen van duurzame of circulaire besluiten, terwijl deze wél voorhanden zijn. Tieneke pleit er dan ook voor dat iedereen die een niet-duurzaam besluit wil nemen, een document moet tekenen. “Puur om verantwoording afleggen, en zo kun je ook inzicht krijgen waarom duurzame besluiten niet genomen worden. Duurzaamheid heeft uit zichzelf geen alarmbellen. Die moet je organiseren.”
De mogelijkheden liggen er volgens Tieneke. “Als je mensen van verschillende ministeries en instanties, de hele keten eigenlijk, aan tafel zet, dan krijg je fantastische oplossingen”, zegt ze. Er is geen extra beleid en kaders en richtlijnen nodig. Het gaat over “Doe kracht”.
“Individuen kunnen in zo’n setting erg goed over grenzen stappen. De uitdaging is dat de beslissingslaag de ruimte moet geven aan de uitvoerden experts om de processen rationeel en circulair te organiseren.
Ben je benieuwd naar de aanpak: Minder én Beter? Stuur dan een mailtje naar tieneke@waytosusatin.nl en je ontvangt de PDF.
Dit artikel verscheen in ITchannelPro #1 van 2024
