Als een gewone werkplek wordt beschreven dan gaat de meeste aandacht uit naar wat er op de bureaus van de medewerkers staat. Vanaf die plek kunnen ze printen en die machines staan in de regel op enige afstand en vallen daardoor minder op. Toch zijn printers een belangrijk onderdeel van elke werkplek en om twee redenen verdienen ze extra aandacht.
Footprint
Het begint steeds meer door te dringen dat de ecologische footprint van bedrijven moet worden verkleind. Minder materialen verbruiken en veel meer inzetten op het hergebruik vindt nu al plaats omdat ondernemers en werknemers dat zelf willen. De overheid zal, mede in het kader van de 2030 programma’s, hier harder op gaan sturen. Vrijwilligheid zal deels worden vervangen voor een verplichtend wettelijk kader.
Printers en multifunctionals (MFP’s) kunnen hier nu al op een eenvoudige wijze een bijdrage aan leveren. Het assortiment dat Kyocera voert is daar een goed voorbeeld van. Bij de verpakking van zowel de complete machines, als de onderdelen en de verbruiksmaterialen toner of inkt, is consequent gekozen voor het minimaliseren van de hoeveelheid verpakkingsmateriaal.
Het grijszwarte materiaal dat de behuizing van de ECOSYS en TASKalfa modellen printers en MFP’s vormt bestaat uit gerecycled plastic. Bij de verbruiksmaterialen heeft Kyocera een slimmigheid toegepast. Een lege tonercartridge kan worden gebruikt als opvangbak van toner in de machine. Dat scheelt een extra onderdeel, dus materiaal en transport.
Minder printen
Maar er is nog een punt waardoor Kyocera bijdraagt aan het verkleinen van de afvalberg en het tegengaan van verspilling. Het klinkt vreemd, maar het bedrijf stuurt al jaren aan op het verlagen van de hoeveelheid prints die de klanten maken. De nadruk wordt steeds meer gelegd op het digitaliseren van bestanden in plaats van afdrukken op papier.
Digitaliseren wordt vaak gelijkgesteld aan het maken van een PDF bestand of het scannen van losse documenten. Beiden dragen al bij aan het verlagen van het papierverbruik. De fase na digitaliseren is het maken van elektronische documenten. Op het terrein van documentmanagementsystemen (DMS) is Kyocera zeer actief. Het bedrijf heeft software ontwikkeld die verregaande integratie met andere programma’s mogelijk maakt waardoor de overstap van papier, via digitaal naar elektronisch logisch wordt. DMS zorgt niet alleen voor een verlaging van de kosten voor papier, inkt, toner en elektriciteit. Minstens zo belangrijk is dat organisaties zo meer grip krijgen op de documenten en de informatie die ze bevatten. Uit compliancy overwegingen wordt een DMS steeds vaker als onmisbaar beschouwd.
Hoeksteen sinds 1959
Wie Kyocera minder goed kent zal wellicht denken dat dit een redelijk recente ontwikkeling is waarmee het bedrijf vooroploopt bij een brede maatschappelijke ontwikkeling. Niets is echter minder waar. Een verantwoorde omgang met natuur en milieu is een van de hoekstenen van het in 1959 opgerichte bedrijf. Minder verbruik en meer recycling was al deel van elke productontwikkeling toen dat in Europa nog helemaal geen enkele rol speelde.
Printers zijn vooralsnog niet geheel uit te bannen van kantoren en ze blijven daarom deel uit maken van de werkplek. Elke ondernemer die de TCO en milieufootprint van de integrale werkplekken wil verlagen doet er goed aan naar het assortiment van Kyocera te kijken.
Security
Maar er is nog een hele andere reden om naar dit bedrijf te kijken. Wat de afgelopen jaren ook steeds duidelijker is geworden is dat de werkplek beter beveiligd moet worden. Via computers en randapparaten proberen cybercriminelen toegang tot complete kantoornetwerken en productiefaciliteiten te krijgen. Linksom of rechtsom gaat het hen om data.
Printers en prints zijn lange tijd een onderschatte schakel in de keten geweest. Inmiddels weten CISO’s en IT beheerders wel beter. Onbevoegden moeten geen toegang tot de machines kunnen krijgen en het moet voorkomen worden dat medewerkers documenten met waardevolle of gevoelige data printen zonder dat ze fysiek bij de printer aanwezig zijn.
Kyocera heeft meerdere oplossingen paraat om deze risico’s tegen te gaan. Bijzonder is dat de software ook ingezet kan worden om de machines van andere fabrikanten onder controle te brengen. Om te beginnen is er printmanagement dat vanuit een centrale omgeving het beheer van alle printers en gebruikers mogelijk maakt. Hierdoor wordt ongeoorloofd gebruik voorkomen en worden printopdrachten pas na authenticatie vrijgegeven. Hiermee wordt voorkomen dat printopdrachten achter blijven in de uitvoerlade van de machine.
Er is ook software voor printen en scannen via mobile en cloud. Dit voorkomt dat printers buiten het beheersdomein worden gebruikt, wat om meerdere redenen in de regel ongewenst is. Tenslotte heeft Kyocera ook nog software voor printermanagement. Dat zorgt voor overzicht van alle print- en scandevices in een netwerk, zowel on-premise als in de cloud. Het beheer, service, tonerleveringen, configuratie en firmware-updates hoeft dus niet per se op locatie te worden gedaan maar kan ook op afstand. Deze toepassing werkt voor alle devices, dus ook op die van andere fabrikanten.
Partners en Assessments
Kyocera machines en software worden uitsluitend via deskundige partners geleverd. Zij zullen in de regel ook het eerste aanspreekpunt van de gebruikers zijn voor beheer. De partners kunnen, zonder kosten, via Kyocera verschillende assessments laten uitvoeren.
De eerste is het Document Output Assessment. Hiermee wordt de huidige stand van zaken op het gebied van de hardware en de security in kaart gebracht. Het rapport geeft de aanbevelingen voor verbeteringen. Kyocera biedt via de partners ook een Document Workflow Assessment. Dit helpt de processen voor scannen en archiveren (de documentworkflow) in kaart te brengen met het oog op verdere optimalisering.
Als de aanbevelingen van de eerste twee analyses zijn opgevolgd is er sprake van processen die goed en veilig zijn. Tenslotte is er een derde assessment. Hierbij wordt gekeken naar het structureel optimaliseren middels Business Proces Management. Daarbij horen vraagstukken als welke fysieke of digitale documenten vervangen kunnen worden voor elektronische documenten en het automatiseren van bedrijfsprocessen.
Organisaties die met de partners van Kyocera deze drie stappen zijn doorlopen hebben de zekerheid in control te zijn. Ze hebben zowel de ecologische footprint als de kosten blijvend verlaagd. Tegelijk zijn ze beter dan ooit staat reële security risico’s die door het verkeerd gebruik van printers en MFP’s kunnen ontstaan te minimaliseren.
Heb je belangstelling voor de partnerpropositie van Kyocera? Neem dan contact op met Umair Chaudhry via umair.chaudhry@dnl.kyocera.com.
Dit artikel verscheen in ITchannelPRO 3 van 2023